Sicurezza prima di tutto

Tratto da un articolo di PCOpen.

Il backup è un’operazione tanto importante quanto sottovalutata, soprattutto se non c’è una fi gura IT o un consulente che se ne occupa. Ecco gli elementi fondamentali da valutare per fare da sé

Non si dirà mai abbastanza sull’importanza del backup per la protezione dei propri dati e del proprio lavoro. Se si lavora in una grande azienda quasi certamente le politiche di backup e ridondanza sono già ampiamente stabilite dai responsabili e (si spera) correttamente implementate, ma per piccole aziende e uffici spesso è il titolare a doversene occupare personalmente, così come avviene per commercianti e singoli professionisti. In questi casi la scelta delle soluzioni migliori deve essere condotta dopo un’attenta analisi dei flussi di dati, dell’importanza per la propria attività delle diverse tipologie di dati, delle possibilità di recupero, delle esigenze temporali e dell’impatto economico.

Le misure più efficaci nel campo della sicurezza sono fondamentali per le grandi aziende, ma la perdita dei propri dati è altrettanto o forse ancor più grave nel caso di piccole aziende e singoli professionisti, e anche per privati può oggi costituire un grave danno, per esempio con la perdita di tutti i propri ricordi di grande valore affettivo come nel caso delle foto digitali, di e-mail, lettere e trascrizioni di conversazioni di messaggeria istantanea, di registrazioni audio o filmati ripresi con la videocamera.
Oggi il PC è spesso l’equivalente della soffitta dove si conservano ricordi preziosi. Per non parlare di tesi di laurea, relazioni e altri documenti insostituibili. Questi consigli potranno dunque essere utili sia al professionista che a chiunque abbia dati importanti che in caso di perdita non sarebbero più recuperabili.

1. Almeno tre copie
Può sembrare prudenza eccessiva, ma non lo è, anzi è la procedura minima per i dati davvero preziosi e non recuperabili in altro modo in caso di perdita, che si tratti di un database clienti o delle proprie foto digitali non stampate, della tesi di laurea su cui si lavora da mesi o delle proprie e-mail personali. La procedura consiste nell’avere sempre tre copie di ciascun file, ovvero due copie oltre a quella originale. Nel caso di file non più modificati dopo l’archiviazione, come foto digitali o e-mail, basta effettuare le due copie al momento dell’archiviazione e tutto è fatto. Nel caso di file su cui si lavora dovranno invece essere effettuate due copie ogni volta che il file originale viene modificato. Se è importante poter tornare a versioni precedenti allora sarà necessario anche salvare copie in diversi stadi di lavorazione di ciascun file, a tale proposito si utilizza una particolare procedura chiamata versioning che trattiamo più avanti.

2. I tempi del backup
La tempistica del backup è spesso trascurata, mentre da essa dipende la possibilità di non perdere il frutto del proprio lavoro o i propri ricordi più recenti. I professionisti hanno questa regola per i file su cui si lavora, e che dunque si modificano di continuo: “effettuare il backup immediato di qualunque file che sia costato almeno un quarto d’ora di lavoro”. Dunque dopo un quarto d’ora di lavoro sulle formule di un foglio elettronico, o sul ritocco di una foto, o sull’applicazione di effetti speciali a un filmato, è importante salvare subito una seconda copia del proprio lavoro. La cosa migliore è disporre di un secondo disco rigido, visti i bassi costi attuali, e dedicarlo alle sole copie di backup, salvando alternativamente i propri file sul disco principale e su quello secondario. La cosa può essere resa più rapida creando apposite macro nei software utilizzati. I tempi per la terza copia possono invece essere più “rilassati”: solitamente basta creare una terza copia di ciascun file importante al termine della giornata. Per l’imaging i tempi variano in base alle esigenze: per le immagini della partizione di sistema destinate a ripristinare un sistema “pulito” con Windows e tutte le applicazioni necessarie, basta creare un’immagine ogni volta che si installa una nuova applicazione che si intende mantenere installata (senza mai cancellare le immagini precedenti, così se l’applicazione dà problemi si potrà tornare indietro!). Per le immagini di partizioni contenenti dati importanti può invece essere necessario creare l’immagine quotidianamente se i dati si modificano spesso, oppure settimanalmente se le modifiche sono più rare. Per applicazioni professionali in tempo reale, applicazioni nei campi medico, legale e della sicurezza, e-commerce, applicazioni o siti web che usano database SQL e altre applicazioni in cui non è ammessa la Consigli per la massima sicurezza focus backup PC Open Studio 3 9 Maggio 2008 perdita di alcun dato risulta invece necessario il backup continuo in tempo reale, offerto da software specializzati.

3. I luoghi del backup
Anche in questo caso se i dati sono veramente importanti è necessario applicare procedure di sicurezza professionali: non conservare mai tutte le copie di backup nello stesso luogo, men che meno su dischi collegati allo stesso PC. Spesso infatti non si pensa a quale sia l’evento “minimo” che può comportare la perdita di tutti i dati, come valutato dagli esperti di sicurezza. Nel caso si tengano tre copie di backup sullo stesso disco rigido, basta il guasto del disco o una formattazione accidentale per perdere tutto. Se il backup si trova su un secondo disco nello stesso PC basta un furto o attacchi gravi da parte di virus e hacker. Se si trova su dischi removibili o DVD tenuti nella stessa stanza del PC si perde tutto in caso di incendio, alluvione o furto dell’intero equipaggiamento. Se si trova in locali diversi dello stesso stabile per perdere tutto sarà necessario un incendio o un’alluvione di grandi proporzioni. Se si trova in un altro stabile nella stessa città saranno necessarie vere tragedie come terremoti, bombardamenti o esplosioni nucleari. Se il backup è su Internet per perdere tutte le copie dei propri dati è necessaria una tragedia globale. Da tutto questo si evince che il sistema migliore è avere una copia sul proprio PC, una su un secondo disco rigido interno per velocizzarne la creazione, e una su DVD o Blu-ray tenuta in un luogo diverso (ad esempio a casa propria invece che in ufficio). Se si desidera una sicurezza assoluta si può creare una quarta copia da mantenere su spazio on line accessibile via Internet.

4. Il “versioning”
Nel caso di documenti fondamentali per il proprio lavoro che subiscono continue modifiche, per esempio codice sorgente nel caso di un programmatore, documenti legali nel caso di un avvocato, tesi nel caso di studenti o file audio e MIDI nel caso di un musicista, oltre alla creazione di almeno tre copie di ciascun file è anche fondamentale poter disporre di più versioni dello stesso file, in diversi stadi di modifica. In questo modo se le modifiche effettuate hanno portato problemi o un peggioramento del lavoro, sarà sempre possibile tornare a una versione precedente e riprendere il lavoro da lì. Per questo tipo di backup, detto “versioning”, ci sono software specializzati che conservano automaticamente un numero di versioni dello stesso file deciso dall’utente. Per chi vuole fare da sé, sarà necessario dare un nome diverso e progressivo al proprio file ogni volta che lo si salva (ad esempio TesiDiLaurea-01.doc, Tesi- DiLaurea-02.doc ecc.); non è consigliabile dare nomi con la data (ad esempio TesiDiLaurea- 280607.doc, TesiDiLaurea- 010807.doc ecc.) perché essi verrebbero messi in ordine confuso nel caso di ordinamento alfabetico: meglio dare un numero progressivo, anche perché sarà sempre possibile consultare la data di creazione tramite Esplora Risorse. Ovviamente di ogni versione sarà necessario avere almeno tre copie se si desidera la massima sicurezza di tutte le versioni. Il versioning è poi fondamentale nel caso di file su cui lavorano più persone, ma in questo caso rimandiamo alle funzioni di revisione e lavoro in team offerte dai software professionali, in quanto si esula dal backup in senso stretto.